Thursday 24 April 2014

ghibienbanhop

Ghi chép biên bản cuộc họp

Trong các buổi họp, biên bản họp phản ánh những sự việc diễn tiến trong buổi họp. Một cuộc họp được xem là thành công khi biên bản họp hội đủ những yếu tố cần thiết. Một số kỹ năng dưới đây sẽ là cẩm nang giúp bạn làm tốt việc tưởng chừng rất đơn giản nhưng thực tế không hề dễ chút nào: Ghi biên bản.

Cần có laptop và sổ ghi chép: Chúng là vật bất ly thân mà bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu ghi biên bản cuộc họp cũng như một số vật dụng cần thiết khác bổ sung cho việc này, như bút xóa, bút hi-light màu, thước kẻ.

Nếu bạn thường xuyên phải ghi biên bản họp, tốt nhất nên chọn loại sổ ghi chép thích hợp dành riêng cho các cuộc họp và đừng quên dự trữ thêm một cây bút thật tốt. Bạn có thể chọn bút chì hoặc bút bi đều được, quan trọng là không làm gián đoạn việc ghi chép của mình chỉ vì… bút hết mực.

Cách ghi chép: Bạn hãy lấymột tờ giấy và phân thành các cột để ghi tên và những thông tin cần liên hệ. Đặt một tờ giấy ghi chú khác lên phần đầu của tờ giấy để ngụ ý bạn cần các thông tin. Sau đó, bạn hãy chuyển tờ giấy theo thứ tự cho mọi người quanh bàn họp, ngay khi cấp trên bắt đầu tuyên bố khai mạc cuộc họp. Với cách này, bạn sẽ nắm được thông tin chính xác về những thành viên trong buổi họp và nhiều chi tiết cần thiết khác. Cũng đừng quên ghi nhận thêm thời gian bắt đầu của cuộc họp.

Nội dung của cuộc họp sẽ được ghi tốc ký và có thể có quá nhiều nội dung trong một cuộc họp nên hãy thêm một cột nhỏ bên tay trái, ghi tóm lược tiêu đề hay nội dung để sau này có thể tìm lại chúng dễ dàng.

Đọc trước chương trình: Bạn hãy đọc qua chương trình cuộc họp từ khi bạn nhận nhiệm vụ ghi biên bản để không bị lúng túng vì cấp trên sẽ yêu cầu bạn đọc nó trước cuộc họp. Bạn cũng đừng quên ghi nhận lại điều này vào sổ ghi chép. Ghi nhận lại những kiến nghị của những người tham dự cuộc họp, cho dù những ý kiến của họ tán thành hoặc phản bác và ghi thời gian kết thúc cuộc họp.

Tổng kết biên bản: Hãy đọc bản thảo của biên bản cuộc họp. Cấp trên sẽ yêu cầu bạn đọc toàn bộ biên bản sau khi cuộc họp kết thúc. Ngoài ra, bạn cần có thêm những biên bản copy của những bộ phận khác để ghi nhận vào biên bản họp. Cần bảo đảm, sau khi kết thúc cuộc họp, bạn đã ghi nhận được những điều như sau: Có bao nhiêu thành viên tham dự, vắng mặt, những nội dung chi tiết quan trọng của cuộc họp và địa điểm họp.

Đánh máy biên bản: Bạn hãy đánh máy lại biên bản họp nhưng tránh ghi nhận lại những vấn đề mang tính tranh cãi trong cuộc họp. Thay vào đó, bạn cần ghi lại những chi tiết nhưng không nên quá chi li, cụ thể và sử dụng từ ngữ một cách chính xác để diễn đạt nội dung cuộc họp. Cuối cùng, bạn hãy phân phối bản thảo biên bản cuộc họp đến các thành viên trong công ty.

Nguồn: St

Comments are closed.

Powered by VieclamNet. VieclamNet by SMT Consultants.